档案管理现代化建设若干问题的思考散文

档案管理现代化是指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。它的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案管理现代化对推动我国经济社会发展具有十分重要的作用。

一、档案管理现代化建设的必要性

档案管理现代化是档案工作顺应时代发展的需要。传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，在科学技术突飞猛进、社会发展日新月异的今天，电子政务、电子商务日益普及，政务公开全面推行，对档案管理工作提出了更新更高的要求，传统档案管理方法弊端已突显。加快档案管理现代化步伐，适应时代需要，成为现代档案工作的一项重要内容，也是档案部门顺应时代发展的必然选择。

档案管理现代化是服务社会主义和谐社会的要求。和谐社会建设要求档案部门既要为政府各项工作提供基础服务支撑，又要成为党和政府连结广大人民群众的桥梁纽带。要求档案管理工作与时俱进，服务社会，在社会主义新农村建设、社会保障体系建设、和谐社区建设等各个方面，做好结合文章，发挥服务效能。

档案管理现代化是档案事业自身发展的必然选择。档案事业在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用。在档案工作的外部条件和内部需求都在发生深刻变化的情况下，档案管理现代化无疑是奠定档案事业基础性地位、实现自身发展的必然趋势，可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代管理体制的建立和完善，促进档案事业持续、协调、有序发展。

二、制约档案管理现代化建设的主要因素

认识不到位，整体氛围尚未形成。从目前情况来看，多数地方对于档案现代化建设的重要性、紧迫性以及复杂性、艰巨性普遍认识不足，没有真正摆上议事日程，进行全面规划和组织推进。同时，由于档案现代化建设是一项全新的工作，目前全省乃至全国都还处在摸索阶段，整体环境并不成熟，还存在不少亟待解决的问题，如大范围的统一信息网络平台尚未建成、档案信息网络之间不能互联互通、各类档案信息资源难以共享等，这也给档案现代化建设造成了许多困难，直接影响档案现代化建设的发展步伐。

组织规划滞后，投入严重不足。档案现代化建设周期长，投入大，难度高，必须通过合理有效的统筹规划、组织协调，才能逐步取得成果。目前我国档案现代化发展规划在总体框架、目标、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容等方面还缺乏全面谋划和统一部署，导致各地标准不一、各自为政，难以保证档案现代化建设沿着健康、稳定、有序的方向发展。同时，档案现代化建设是一项系统工程，无论是基础设施的配置、应用系统的使用，还是档案资源的数字化工作，都需要投入大量的`人、财、物等资源。但由于资金问题，多数地方只能将有限的经费投入到诸如档案馆（室）库建设、档案保管条件改善等更为迫切的工作中，这也是造成档案现代化建设滞后的直接原因之一。

规范标准不统一，相关立法规范滞后。档案工作的标准化、规范化是档案现代化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：档案专业管理软件开发缺乏整体规划，软件在通用性、实用性等方面存在严重不足；档案信息规范化管理缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准，这些都直接影响着档案现代化建设的步伐。同时，原始记录性是档案的本质属性，而在档案管理现代化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、易于复制特性，而档案的原始记录性才具有法律凭证作用，这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题，相关法律规范的制定迫在眉睫。

复合型专业人才不足，缺乏现代化建设的人才基础。档案管理现代化的前提是人才现代化，要求档案人员既要懂档案管理，又要掌握现代信息技术。目前大多数档案人员还停留在收发、查找的阶段，专业知识单一，普通操作型人才多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航等复合型人才十分匮乏，在很大程度上影响了档案管理现代化建设的质量和速度。

三、档案管理现代化建设的对策建议

（一）树立档案管理现代化理念

档案管理现代化本身就是档案事业发展过程中的一个新课题。档案工作要实现由传统模式向内涵提升、素质优化、知识管理的战略转型，必须“强化四种意识”，“实现五个转变”：

“强化四种意识”：强化服务大局意识。围绕经济社会发展的中心工作，明确主题，找准定位，选准切入点，拓宽服务面，为各级领导决策、为各部门工作提供全面、及时、有效的服务，在经济建设、政治建设、文化建设、社会建设中发挥积极作用。强化档案为民意识。现代档案管理工作要坚持以人为本，树立档案服务为民思想。要转变传统观念，客观分析档案利用的特点和规律，认真研究社会对档案的需求，突破传统的日常接待利用方式，采取咨询服务、史料汇编、档案展览等方式，积极主动地提供档案利用。同时，要加快实现档案检索查阅的公开化、网络化，为社会提供更多更好的档案文化产品。强化法制意识。档案利用工作的政策性很强，哪些内容可以公开，哪些不宜公开；哪些可以全面提供利用，哪些需要控制使用等，必须根据不同对象和不同利用目的区别对待，严格按照保密规定和有关规章去操作。要强化法制意识和规范化意识，按照《保密法》、《档案文件整理规则》和《档案工作规范化管理》等法规规章的要求，落实电子档案在形成、收集、保管、利用、安全等各个环节的工作，逐步建立现代化的档案管理制度。强化现代化管理意识。计算机网络技术的发展使档案信息处理手段有了质的飞跃。因此，必须树立强烈的档案管理现代化意识，实现信息收集、存储、加工、传输诸环节的智能化、网络化，以适应新时期档案管理工作的需要。

实现“五个转变”:从主要服务于政治的封闭保守型向既服务于政治又服务于社会大众的开放型转变;从重视档案收集保管向重视档案利用服务转变;从传统手工管理方式向以计算机管理为主的智能管理方式转变;从侧重档案实体管理向侧重档案信息资源管理转变;从主要依靠行政管理手段向突出法律手段依法治档转变。通过上述变革，走新型档案工作发展之路，大力推进档案服务利用社会化、档案工作管理法制化、档案资源结构多元化和档案基础工作信息化，构建一个管理体制优、基础设施好、信息化程度高、服务功能全，与经济社会发展相适应的现代档案事业体系。

（二）抓好日常管理的规范化、标准化工作

档案管理现代化首先要实现标准化、规范化，没有标准化、规范化就没有现代化管理。

抓综合管理：就是将各门类各种载体的档案，作为一个整体实行统一的管理。这是有效保护档案，充分发挥档案整体效益的重要措施，是档案管理规范化、科学化、制度化的基础。

抓全程管理：在制定规范上，要明确文件材料的归档范围，并加强指导，及时反馈，避免不规范的归档材料产生；在档案收集上，明确制度规范，克服工作中的随意性和盲目性；在整理分类上，要采用科学方法，将各种复杂的档案材料进行合理的分类。

抓标准化管理。档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使档案现代化建设有了统一科学的准则和依据，在档案现代化建设中，信息的共享和网络的沟通更依赖于统一的标准和规范。要按照《档案文件整理规则》和《档案工作规范化管理》的规定，根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，在日常工作中抓好电子文件收集、鉴定、著录、归档等的标准化管理工作。

（三）加强档案管理软硬件环境建设

硬件建设，是档案事业发展的基本保障；软件建设，是发挥档案作用的重要抓手。硬件和软件，好比是档案事业发展的“两条腿”，少了哪条“腿”，档案事业都难以健康发展。

大力加强档案现代化基础设施建设。全面推进档案馆和档案室计算机和网络技术应用，提高应用计算机管理档案的普及率，计算机及配套设施逐步统一；加强档案馆内部局域网建设，与政府电子政务外网（政务办公网络平台）联通，并力争实现一、二级立档单位档案专网联通；推进档案馆信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案馆室的各项功能和作用。

做好档案管理软件系统开发利用工作。档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展趋势。要加快普及应用文书档案一体化管理软件系统，保证档案信息交换和为实现档案信息资源共享创造条件；要加强档案信息建库入网工作。把档案数据库作为重要信息资源，纳入政府电子政务总体格局中，逐步构建档案文献数据库；要充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口；要积极促进档案信息资源共享。以档案局（馆）网站为主体，利用统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

（四）注重档案管理人员素质的提高。现代信息技术对档案事业的影响愈来愈大，为了满足档案管理现代化的需要，必须建设一支高素质的档案管理队伍。主要途径包括：

培养高素质的复合型人才。信息时代档案工作的特点要求档案管理人员既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平及合理的知识结构。应该着重在提高档案工作人员的管理、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫，培养高素质的“通才”。

抓好档案工作人员的在职培训。抓好档案人员的培训和继续教育，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构，提高整体水平。

合理配置人才，优化人才结构。要将不同专业、学历、年龄、职称的档案工作人员进行科学整合，形成合理的人才结构，使不同层次的档案工作人员互相配合、互相影响，充分发挥各类人才的整体优势，

档案管理现代化是一个不断创新、发展的课题。如何顺应时代发展的需要，加快推进档案管理现代化建设，提高档案工作服务社会主义和谐社会的能力，值得我们档案工作者深思。